Одним из составляющих успеха удачного проведения тренинга, семинара, конференции или другого мероприятия подобного вида является правильно подобранный конференц-зал. Ведь от того как комфортно будут чувствовать себя участники мероприятия зависеть его исход. Человек устроен так, что во время мероприятия подсознательно он физический комфорт ставит на одну ступеньку с предлагаемой информацией. Поэтому к выбору конференц-зала надо относиться со всей серьезностью. И во главе угла должна стоять далеко не цена аренды.

Разберем пункты, по которым будем выбирать место проведения мероприятия.

Вместимость

Конференц-зал должен соответствовать по размеру количеству приглашенных участников мероприятия. Выбор площади значительно отличающейся от оптимальной в большую или меньшую сторону, чревато созданием неудобств присутствующим.

Если помещение маленького размера, то гостям будет тесно. Большая часть их внимания будет направлена на защиту своего личного пространства от вторжения соседа. А организаторам придется делать дополнительные телодвижения, чтобы всех уместить.

Не принесет ни чего хорошего и большой зал. Информация, произнесенная с трибуны, будет рассеиваться в пространстве. В таком зале ведущему очень трудно установить контакт с участниками мероприятия.

Оборудование

Этот пункт также относится к созданию комфортных условий для ведущих и гостей мероприятия. Здесь все имеет значение:

- Удобство посадочных мест с наличием приспособлений для возможности делать записи;

- Освещенность помещения. Если предполагается, что проведение мероприятия будет проходить в темное время суток, то и уровень освещения необходимо проверять вечером;

- Температура помещения и, в зависимости от ситуации, наличие кондиционера или системы отопления;

- Наличие микрофонов, их мобильность и качества передаваемого звука;

- Оснащение конференц-зала мониторами аудио и видео системой;

Все это играет не последнюю роль в выборе конференц-зала и в дальнейшем повлияет на результат мероприятия.

Месторасположение

Выбирая конференц-зал, необходимо учитывать публику, которая будет присутствовать на мероприятии. Если гости будут в основном из числа приезжих, то целесообразно конференц-зал снять в помещении гостиницы. Если контингент будет состоять из местной публики, то выберете помещение, находящееся в шаговой доступности от остановок общественного транспорта и станции метро. Не забудьте поинтересоваться у арендодателей о наличии парковочных мест для личного транспорта.

Дополнительный сервис

Продолжая разговор о комфорте участников мероприятия, стоит упомянуть о дополнительных удобствах, которые необходимо предоставить гостям. Сюда входит возможность утолить жажду и голод, доступность и состояние санитарных комнат, наличие мест для курения и отдыха.

Человеку, который первый раз столкнулся с проблемой выбора конференц-зала для проведения ответственного мероприятия, справиться с данной задачей очень трудно. На рынке огромное количество предложений, в которых информация не всегда соответствует действительности.

Как и любое дело, подбор конференц-зала лучше всего доверить профессионалам. В нашей компании представлены конференц-залы различного уровня и цены. Обращаясь к нам, вы можете быть уверены, что ваше мероприятие в нашем конференц-зале будет иметь стопроцентный успех.